Informations relatives au traitement et à la protection des données à caractère personnel

La protection des données à caractère personnel de nos clients et d’autres personnes physiques est essentielle pour nous. Pour le traitement des données à caractère personnel nous appliquons la Directive du Parlement européen et du Conseil de l’Europe 2016/679 relative à la protection des personnes physiques et au traitement de données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après « RGPD »), la loi 18/2018 relative à la protection des données à caractère personnel, telle que modifiée ultérieurement (ci-après « Loi sur la protection des données à caractère personnel ») ainsi que toute autre législation générale en vigueur, notamment la loi en vigueur 586/2003 relative à l’exercice de la profession d’avocat (ci-après « Loi relative à la profession d’avocat »). Nous respectons également Le Code de déontologie adopté par l’Ordre des Avocats du Barreau de Slovaquie (ci-après « l’OABS ») qui précise de façon plus détaillée le traitement des données à caractère personnel par les avocats. Vous pouvez prendre connaissance du Code de déontologie de l’OABS sur le site internet de l’Ordre www.sak.sk/gdpr.

Données d’identification et coordonnées du cabinet d’avocats :
JUDr. Martin Janáč, avocat
Siège : Wilsonova ul. č. 3, 811 07 Bratislava
SIREN : 30 849 225
E-mail : martin.janac@akjanac.sk
N° tél./fax : 00 421 2 524 94 252

Définitions relatives à la protection des données à caractère personnel :
Conformément au RGPD et à la Loi sur la protection des données à caractère personnel les termes-clés sont définis comme suit :
1. Les données à caractère personnel sont des données ou des informations se rapportant à une personne physique identifiée ou identifiable ; une personne physique identifiable est une personne susceptible d’être identifiée directement ou indirectement en particulier par référence à un identifiant généralement utilisé ou un autre identifiant tels que nom, numéro d’identification, données de localisation, identificateur en ligne ou par une ou plusieurs caractéristiques ou signes constitutifs de son identité, physique, physiologique, génétique, de nature psychologique, économique, culturelle ou sociale.
2. Personne concernée désigne toute personne physique dont les données à caractère personnel font l’objet de traitement.
3. Responsable du traitement désigne toute personne physique ou morale qui détermine seule ou avec d’autres la finalité du traitement des données à caractère personnel et procède à leur traitement en son nom propre.
4. Intermédiaire désigne toute personne physique ou morale qui traite des données à caractère personnel au nom du responsable du traitement sur la base d’un mandat ou d’un contrat conclu avec celui-ci. 
5. Destinataire désigne unepersonne physique ou morale, une autorité publique, une agence ou une autre entité, intermédiaire compris, à laquelle les données à caractère personnel sont transmises ou à la disposition de laquelle elles sont mises.
6. Finalité du traitement désigne un objectif de traitement des données à caractère personnel clairement préétabli ou défini par la loi et propre à une activité déterminée.
7. Traitement des données à caractère personnel désigne toute opération ou ensemble d’opérations portant sur des données à caractère personnel telles que collecte, enregistrement, organisation, modification ou rectification, recherche, consultation, utilisation, limitation, transmission, publication, transmission transfrontalière, conservation, effacement ou destruction, que celles-ci soient effectuées à l’aide de procédés de traitement aisés, semi-aisés ou non-aisés.
8. L’accord de la personne concernée désigne toute manifestation de libre volonté, concrète, avertie et non-équivoque de la personne concernée, par laquelle et moyennant un acte confirmatif non-équivoque celle-ci donne son consentement au traitement de ses données à caractère personnel,
9. L’intérêt légitime désigne un intérêt du responsable du traitement ou d’une autre entité prévalant sur les intérêts ou les droits et libertés fondamentales de la personne concernée.

La finalité et le fondement juridique du traitement des données à caractère personnel :
Notre cabinet d’avocats traite les données à caractère personnel des personnes physiques, en particulier dans l’intérêt de la dispense de services juridiques à nos clients et de l’exercice de la profession d’avocat, de la protection des intérêts légitimes de nos clients et d’autres personnes ainsi que celle de notre cabinet d’avocats et par respect des obligations légales, corporatives et contractuelles.

Dans cette optique nous traitons les données à caractère personnel avec le fondement juridique et l’objectif suivants :
1. Prestation de services juridiques et exercice du métier d’avocat en application de la Loi relative à la profession d’avocat et d’autres réglementations spécifiques suivant le domaine d’appartenance du service juridique; en cas d’utilisation de données à caractère personnel sensibles nous effectuons en second lieu le traitement indispensable à la démonstration, l’application et la défense des droits en justice.     
2. Le respect des obligations en matière de protection contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme en conformité avec la loi 297/2008 relative à la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme, telle que modifiée ultérieurement.
3. L’exécution de l’agenda économique et le traitement des documents comptables suivant les lois spécifiques, notamment la loi 431/2002 relative à la comptabilité, dans sa version ultérieure, la loi 283/2002 relative aux indemnités de voyage, dans sa version ultérieure, la loi 595/2003 relative à l’impôt sur le revenu, dans sa version ultérieure ainsi que d’autres réglementations connexes.
4. Gestion du courrier reçu et expédié (correspondance) conformément à la loi 395/2002 relative aux archives et aux services de greffe telle que modifiée ultérieurement.
5. Traitement des demandes par lesquelles les personnes concernées ont exercé leurs droits conformément au RGPD et à la Loi sur la protection des données à caractère personnel.

Collecte de données à caractère personnel
Les données à caractère personnel des clients de notre cabinet d’avocats sont généralement collectées directement auprès des clients en tant que personnes concernées. Nous pouvons aussi collecter des données à caractère personnel auprès des autorités publiques ou d’autres personnes. Le refus de communication de données à caractère personnel par le client peut dans certains cas affecter la capacité de notre cabinet à fournir des conseils juridiques de qualité, cela pouvant exceptionnellement conduire à l’obligation de refuser notre assistance juridique.
Nous collectons généralement les données à caractère personnel d’autres personnes physiques auprès de nos clients ou d’autres sources publiques ou autorisées, par exemple en sollicitant les autorités publiques, en les recherchant dans les registres publics, en nous procurant des preuves en faveur du client, etc. Dans ces cas nous collectons les données à caractère personnel sans en informer les personnes concernées en vertu d’une autorisation légale et de l’obligation d’exercer notre métier en conformité avec la Loi relative à la profession d’avocat.

Les destinataires de données à caractère personnel
Conformément à la Loi relative à la profession d’avocat, les données à caractère personnel sont fournies ou mises à disposition exclusivement dans le cadre du respect des obligations propres à la réglementation en vigueur dans la République slovaque, limitées au nécessaire et en préservant toujours la confidentialité du destinataire en particulier au regard des personnes que nous chargeons d’exécuter les actes juridiques afférents, des avocats remplaçants ou des collaborateurs, des conseillers-comptables, de l’Ordre des Avocats du Barreau de Slovaquie (en cas, par exemple, de procédure disciplinaire) ou des fournisseurs de logiciels ou d’assistance informatique dans notre cabinet.
Même si notre obligation de transmettre vos données à caractère personnel aux autorités publiques est limitée pour cause de confidentialité, nous avons l’obligation d’éviter qu’un délit ne soit commis ainsi que celle de communiquer des informations dans le domaine de la lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
N’ayant aucune obligation légale de le faire, nous ne pratiquons pas la transmission transfrontalière de données à caractère personnel à des pays tiers hors de l’Espace économique européen (UE, Islande, Norvège et Liechtenstein) ni non plus aux organisations internationales, ni n’envisageons d’effectuer ce type de transmission.
            Décision individuelle aisée et profilage, services de la société de l’information
Nous ne procédons pas au traitement de données à caractère personnel fondé sur décision individuelle aisée, n’effectuons pas de profilage et ne fournissons pas de services de société de l’information au sens de l’article 8, paragraphe 1 du RGPD et suivant l’article 15, paragraphe 1 de la Loi sur la protection des données à caractère personnel.

Consentement au traitement des données à caractère personnel et droit à son retrait
Le consentement de la personne concernée n’est requis que lorsqu’aucun autre motif juridique pour le traitement des données à caractère personnel sans consentement n’est applicable. La transmission des données à caractère personnel et le consentement à leur traitement sont dans ce cas volontaires.

Quand le traitement des données à caractère personnel est effectué sur la base d’un consentement, la personne concernée est à tout moment en droit de retirer son consentement au traitement de ses données à caractère personnel. Le retrait du consentement n’affecte pas la légalité du traitement des données à caractère personnel fondé sur le consentement recueilli avant son retrait.
            Durée de conservation des données à caractère personnel
Nous ne traitons et conservons les données à caractère personnel que durant le temps nécessaire au traitement dans le délai fixé par la réglementation spécifique et en tenant compte de l’exécution des obligations d’archivage suivant celle-ci. Pour la conservation des données à caractère personnel nous observons également les délais de conservation recommandés par la Résolution de la Présidence de l’OABS du 29/11/2011, en particulier :
1. Le registre du courrier reçu et celui du courrier expédié, une fois complets, seront conservés durant 10 ans à compter du jour de la réception ou de l’envoi du dernier courrier répertorié dans le registre.
2. Le livre d’inventaire sera conservé durant 10 ans à compter de son établissement.
3. Le délai permettant la mise au rebut d’un dossier client est de 10 ans à compter du jour où toutes les conditions sont remplies pour l’archiver.

Les avocats sont en outre concernés par la réglementation corporative définissant leurs obligations conformément à la Loi relative à la profession d’avocat selon laquelle certaines circonstances conduisent à la prolongation du délai de conservation des données à caractère personnel ou font obstacle à la destruction de certains documents. Il n’est pas possible notamment de mettre au rebut les documents suivants : 
1. Dossier client comportant les originaux d’actes remis à l’avocat par son client.
2. Registre des dossiers clients et registre nominatif de ceux-ci.
3. Dossier client ou l’une de ses parties devant être remis aux Archives Nationales par l’avocat.
4. Dossier client lorsqu’une procédure est en cours devant un tribunal, une autorité publique, les services de police ou l’OABS, dont l’objet serait lié au contenu de ce dossier ou qui aurait pour objet l’action ou l’inaction de l’avocat relativement à l’assistance juridique fournie au client dans le cas d’espèce.
            Protection des droits des personnes concernées :
En qualité de client vous disposez du droit d’accès à vos données à caractère personnel et du droit à la rectification.
Dans le cas de traitement de données à caractère personnel au cours de nos prestations de services juridiques, vous n’êtes pas en droit, en tant que client ou comme autre personne physique (par exemple partie adverse), de vous opposer à ce traitement selon l’article 22 du RGPD. Si les données à caractère personnel concernent le client (qu’il s’agisse de personne morale ou physique), l’accès aux données ou leur portabilité ne sont pas autorisés à d’autres personnes du fait de notre obligation légale de confidentialité suivant les articles 15, paragraphe 4 et 20, paragraphe 4 du RGPD et l’article 18, paragraphe 8 de la Loi relative à la profession d’avocat : « L’avocat n’a pas l’obligation de fournir d’informations sur le traitement des données à caractère personnel, de permettre l’accès à celles-ci ou leur portabilité selon la réglementation spécifique, si cela peut conduire à la violation de l’obligation de confidentialité de l’avocat conformément à cette loi. »

Si la personne concernée considère que ses droits ont été violés au cours du traitement des données à caractère personnel, elle est en droit de porter plainte auprès de l’Office de protection des données à caractère personnel ou de saisir le tribunal conformément à la Loi sur la protection des données à caractère personnel. La personne concernée peut également s’adresser à l’OABS.

La protection des données à caractère personnel ne constitue pas pour nous une démarche unique. Les informations relatives au traitement des données à caractère personnel que nous avons l’obligation de vous fournir sont susceptibles d’évoluer ou de devenir obsolètes. De ce fait nous nous réservons la possibilité d’adapter et de modifier les présentes conditions à tout moment dans la limite du nécessaire. En cas de modifications importantes de ces conditions, nous vous informerons, soit en publiant une annonce générale sur notre site, soit en vous transmettant un courriel à cet effet.

Pour toutes questions concernant la protection des données à caractère personnel ou la réception et le traitement des demandes des personnes concernées, vous pouvez nous adresser un courrier à notre siège ou nous envoyer un courriel à l’adresse martin.janac@akjanac.sk.