Informácie týkajúce sa spracúvania a ochrany osobných údajov

Ochrana osobných údajov našich klientov a iných fyzických osôb je pre nás dôležitá. Osobné údaje spracúvame v súlade s nariadením Európskeho parlamentu a rady (EÚ) č. 2016/679 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov (ďalej len "GDPR"), zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov (ďalej len "Zákon o ochrane osobných údajov") a ostatnými všeobecne záväznými právnymi predpismi, predovšetkým so zákonom č. 586/2003 Z. z. o advokácii v platnom znení (ďalej len "Zákon o advokácii"). Zároveň dodržiavame Kódex správania prijatý Slovenskou advokátskou komorou (ďalej len "SAK"), ktorý bližšie vysvetľuje spracúvanie osobných údajov advokátmi. S Kódexom správania SAK je možné sa oboznámiť na webovej stránke komory – www.sak.sk/gdpr.

Identifikačné a kontaktné údaje advokátskej kancelárie:

JUDr. Martin Janáč, advokát
sídlo: Wilsonova ul. č. 3, 811 07 Bratislava
IČO: 30 849 225
e-mail: martin.janac@akjanac.sk
tel./fax č. 00 421 2 524 94 252

Pojmy týkajúce sa ochrany osobných údajov:

V súlade s GDPR a Zákonom o ochrane osobných údajov sa definujú základné pojmy nasledovne:
1. osobnými údajmi sú akékoľvek údaje alebo informácie tykajúce sa identifikovanej alebo identifikovateľnej fyzickej osoby; identifikovateľná fyzická osoba je osoba, ktorú možno identifikovať priamo alebo nepriamo, najmä na základe všeobecne použiteľného identifikátora, iného identifikátora, ako je napríklad meno, identifikačné číslo, lokalizačné údaje, online identifikátor, alebo na základe jednej alebo viacerých charakteristík alebo znakov, ktoré tvoria jej fyzickú, fyziologickú, genetickú, mentálnu, ekonomickú, kultúrnu alebo sociálnu identitu,
2. dotknutou osobou je každá fyzická osoba, o ktorej sa spracúvajú osobné údaje,
3. prevádzkovateľom je každá fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá sama alebo spoločne s inými určuje účel spracúvania a spracúva osobné údaje vo vlastnom mene,
4. sprostredkovateľom je akákoľvek fyzická osoba alebo právnická osoba, ktorá na základe poverenia alebo zmluvy uzatvorenej s prevádzkovateľom spracúva osobné údaje v mene prevádzkovateľa,
5. príjemcom je fyzická osoba alebo právnická osoba, orgán verejnej moci, agentúra alebo iný subjekt, ktorému sa osobné údaje poskytujú alebo sprístupňujú, vrátane sprostredkovateľa,
6. účelom spracúvania je vopred jednoznačne vymedzený alebo zákonom ustanovený zámer spracúvania osobných údajov, ktorý sa viaže na určitú činnosť,
7. spracúvaním osobných údajov je akákoľvek operácia alebo súbor operácií s osobnými údajmi, napríklad získavanie, zaznamenávanie, usporadúvanie, zmena alebo oprava, vyhľadávanie, prehliadanie, využívanie, obmedzenie, poskytovanie, zverejňovanie, cezhraničný prenos, uchovávanie, výmaz alebo likvidácia, bez ohľadu na to, či sa vykonávajú aizovanými, čiastočne aizovanými alebo neaizovanými prostriedkami spracúvania,
8. súhlasom dotknutej osoby je akýkoľvek slobodne daný, konkrétny, informovaný a jednoznačný prejav vôle dotknutej osoby, ktorým prostredníctvom jednoznačného potvrdzujúceho úkonu vyjadruje súhlas so spracúvaním osobných údajov, ktoré sa jej týkajú,
9. oprávneným záujmom je záujem prevádzkovateľa alebo iného subjektu, ktorý prevažuje nad záujmami alebo základnými právami a slobodami dotknutej osoby.

Účel spracúvania a právny základ spracúvania osobných údajov:

Naša advokátska kancelária spracúva osobné údaje fyzických osôb predovšetkým v záujme poskytovania právnych služieb našim klientom a vykonávania advokátskeho povolania, chránenia legitímnych záujmov našich klientov a iných osôb, ako aj našej advokátskej kancelárie a plnenia zákonných, stavovských a zmluvných povinností.

V tejto súvislosti spracúvame osobné údaje na právnom základe a za účelom:
1. poskytovania právnych služieb a vykonávania advokátskeho povolania na základe Zákona o advokácii a iných osobitných predpisov v závislosti od oblasti, do ktorej poskytovaná právna služba patrí; v prípade spracúvania citlivých osobných údajov sa sekundárne uplatňuje aj spracúvanie, ktoré je nevyhnutné na preukazovanie, uplatňovanie a obhajovanie právnych nárokov,
2. plnenia povinností na úseku ochrany pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a financovania terorizmu podľa zákona č. 297/2008 Z. z. o ochrane pred legalizáciou príjmov z trestnej činnosti a o ochrane pred financovaním terorizmu a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
3. vykonávania ekonomickej agendy a spracovania účtovných dokladov podľa osobitných zákonov, najmä zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách v znení neskorších predpisov, zákona č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov v znení neskorších predpisov a iných súvisiacich predpisov,
4. správy prijatej a odoslanej pošty (korešpondencie) podľa zákona č. 395/2002 Z. z. o archívoch a registratúrach a o doplnení niektorých zákonov v znení neskorších predpisov,
5. vybavovania žiadostí, ktorými dotknuté osoby uplatnili svoje práva podľa GDPR a zákona o ochrane osobných údajov.

Získavanie osobných údajov

Osobné údaje klientov našej advokátskej kancelárie spravidla získavame priamo od klientov, ako od dotknutých osôb. Osobné údaje môžeme získavať aj od orgánov verejnej moci alebo od iných osôb. V závislosti od konkrétneho prípadu neposkytnutie osobných údajov zo strany klienta môže mať dopad na schopnosť našej advokátskej kancelárie poskytnúť kvalitné právne poradenstvo alebo vo výnimočných prípadoch aj povinnosť odmietnuť poskytnúť právne poradenstvo.

Osobné údaje iných fyzických osôb spravidla získavame od klientov našej advokátskej kancelárie alebo z iných verejných alebo zákonných zdrojov, ako napríklad ich vyžiadaním si od orgánov verejnej moci, výpisom z verejných registrov, získavaním dôkazov v prospech klienta a pod. V takom prípade osobné údaje získavame bez informovania dotknutých osôb na základe zákonného oprávnenia a zároveň aj povinnosti vykonávať advokáciu v súlade so Zákonom o advokácii.

Príjemcovia osobných údajov

V súlade so Zákonom o advokácii, osobné údaje sú poskytované alebo sprístupňované výlučne v rámci plnenia povinností vyplývajúcich z platných právnych predpisov Slovenskej republiky, a to len v nevyhnutnej miere a vždy pri zachovaní mlčanlivosti príjemcu, predovšetkým osobám, ktoré poverujeme vykonaním jednotlivých úkonov právnych služieb, zastupujúcim alebo spolupracujúcim advokátom, účtovným poradcom, Slovenskej advokátskej komore (napr. v prípade disciplinárneho konania) alebo poskytovateľom softvérového vybavenia alebo podpory našej kancelárie.

Aj keď máme z dôvodu zachovania mlčanlivosti obmedzenú povinnosť poskytovať Vaše osobné údaje orgánom verejnej moci, sme povinní prekaziť spáchanie trestného činu a takisto máme povinnosť oznamovať informácie na úseku predchádzania priania špinavých peňazí a financovania terorizmu.

Cezhraničný prenos osobných údajov do tretích krajín mimo Európskeho hospodárskeho priestoru (EÚ, Island, Nórsko a Lichtenštajnsko) alebo medzinárodným organizáciám nevykonávame, nevyplýva nám to z osobitných predpisov a ani takýto prenos nezamýšľame vykonávať.

Automatizované individuálne rozhodovanie a profilovanie, služby informačnej spoločnosti

Spracúvanie osobných údajov, ktoré by bolo založené na aizovanom individuálnom rozhodovaní ani profilovanie nevykonávame a neposkytujeme ani služby informačnej spoločnosti podľa čl. 8 ods. 1 GDPR a § 15 ods. 1 Zákona o ochrane osobných údajov.

Súhlas so spracúvaním osobných údajov a právo na jeho odvolanie

Súhlas dotknutej osoby sa získava len vtedy, ak sa neuplatňuje iný právny dôvod na spracúvanie osobných údajov bez súhlasu. Poskytnutie osobných údajov a udelenie súhlasu je v takomto prípade dobrovoľné.

Ak sa osobné údaje spracúvajú na základe súhlasu, dotknutá osoba má právo kedykoľvek svoj súhlas so spracúvaním osobných údajov odvolať. Odvolanie súhlasu nemá vplyv na zákonnosť spracúvania osobných údajov založeného na súhlase udelenom pred jeho odvolaním.

Doba uchovávania osobných údajov

Osobné údaje spracúvame a uchovávame predovšetkým po dobu nevyhnutnú na spracúvanie, dobu stanovenú osobitnými predpismi, berúc do úvahy plnenie archivačných povinností podľa osobitných predpisov. Pri uchovávaní osobných údajov sa riadime aj odporúčanými dobami uchovávania v zmysle Uznesenia predsedníctva SAK číslo 29/11/2011, najmä:
1. kniha došlej pošty a kniha odoslanej pošty po jej zaplnení sa uschováva počas 10 rokov od dátumu prijatia alebo odoslania v knihe zapísanej poslednej zásielky,
2. inventárny zoznam sa archivuje počas 10 rokov od jeho spísania,
3. skartačná lehota klientskeho spisu je 10 rokov a plynie odo dňa, keď sú splnené všetky podmienky pre uloženie spisu do archívu.

Na advokátov sa vzťahujú aj stavovské prepisy vykladajúce povinnosti advokátov podľa Zákona o advokácii, podľa ktorých existujú okolnosti, ktoré predlžujú dobu uchovávania osobných údajov resp. bránia v likvidácii niektorých dokumentov, najmä skartovať nie je možné:
1. klientsky spis, v ktorom sa nachádzajú originály listín odovzdaných advokátovi klientom,
2. protokoly klientskych spisov a menoslov klientskych spisov;
3. klientsky spis alebo jeho časť, ktorú je advokát povinný odovzdať štátnemu archívu;
4. klientsky spis, pokiaľ je vedené akékoľvek konanie pred súdom, orgánom štátnej správy, orgánmi činnými v trestnom konaní, SAK, ktoré obsahovo súvisí s obsahom klientskeho spisu alebo ktorého predmetom bolo konanie alebo opomenutie advokáta pri poskytovaní právnej pomoci vo veci klientovi.

Ochrana práv dotknutých osôb:

Ako klient máte právo považovať prístup k Vašim osobným údajom ako aj ich opravu. Ak spracúvame osobné údaje pri poskytovaní právnych služieb nemáte ako klient ani ako iná fyzická osoba (napr. protistrana) právo namietať proti takému spracúvaniu podľa článku 22 GDPR. Ak sa osobné údaje týkajú klienta (bez ohľadu na to, či je klient právnická alebo fyzická osoba), právo na prístup údajov ani právo na prenosnosť iné osoby nemajú z dôvodu našej zákonnej povinnosti zachovávať mlčanlivosť a poukazom na čl. 15 ods. 4 GDPR, 20 ods. 4 GDPR a § 18 ods. 8 Zákona o advokácii: "Advokát nemá povinnosť poskytnúť informácie o spracúvaní osobných údajov, umožniť prístup alebo prenosnosť osobných údajov podľa osobitného predpisu, ak by to mohlo viesť k porušeniu povinnosti advokáta zachovávať mlčanlivosť podľa tohto zákona."

Ak sa dotknutá osoba domnieva, že pri spracúvaní osobných údajov boli porušené jej práva, má právo podať na úrad na ochranu osobných údajov sťažnosť, resp. návrh na začatie konania v súlade so Zákonom o ochrane osobných údajov. Rovnako má právo sa obrátiť aj na SAK.

Ochrana osobných údajov pre nás nie je jednorazovou záležitosťou. Informácie, ktoré sme Vám povinní vzhľadom na naše spracúvanie osobných údajov poskytnúť sa môžu meniť alebo prestať byť aktuálne. Z tohto dôvodu si vyhradzujeme možnosť kedykoľvek tieto podmienky upraviť a zmeniť v akomkoľvek rozsahu. V prípade, sa zmeníme tieto podmienky podstatným spôsobom, túto zmenu Vám dáme do pozornosti napr. všeobecným oznámením na tejto webstránke alebo osobitným oznámením prostredníctvom e-mailu.

V prípade akýchkoľvek otázok týkajúcich sa ochrany osobných údajov alebo prijatia a vybavenia žiadosti dotknutých osôb nás môžete kontaktovať poštou na adrese nášho sídla alebo e-mailom na martin.janac@akjanac.sk.